【女強人日記】禮儀篇

文章分類: 職場放大鏡

 

  在職場上混了這麼久,發現很多人連基本的商務禮儀都沒有。國情文化不同難免會有一些不同的禮儀表現方式,日本商務禮儀算是比較嚴謹的一種。例如:拜訪客戶時入座、起身都要行90度鞠躬禮,離去時在門邊還要行15度鞠躬禮;交換名片不能在障礙物的上方,雙方不能隔著桌子交換名片,一定要繞過桌子;坐的時候女性雙腿併攏左手在上壓著右手放於雙腿上,男性雙手輕握拳自然垂放在身體外側(意思是沒有武器和敵意)。

 

  然而,有一些禮儀,我認為是放諸四海皆準的,但很多人卻做不到。讓我們一起來檢視,平常是否也不小心犯了這些錯誤?

 

一、接電話的學問多。

  公司裡面的總機小姐,其實是傳遞企業形象很重要的環節之一。尤其是面對陌生的來電者,總機的任務不是接電話和轉接而已,如果尋找的人不在座位上,是不是能夠給予來電者其他參考選項的方案?例如:留下來電者的聯絡方式再回電;轉接給其他職務代理人;記錄來電者的留言;給來電者其他的聯絡方式(手機)等。

 

  一個不專業的總機小姐只會接電話和轉接電話然後回覆對方要找的人不在,一個專業並且把公司品牌文化深植於內心的總機小姐會永遠記得,盡量滿足來電者的需求,解決問題或協助對方找到能夠解決問題的人,正是她的任務之一。如果我們不是總機,也會有代接同事電話的機會,你的語氣是煩躁的還是事不關己?別以為電話裡聽不出來,一不小心就可能損害了公司的對外形象呢!

 

二、再忙也不能沒禮貌。

  通常我打電話給某人,但我聽到有似乎在戶外或是會議上這些背景音的時候,絕對不會忘記先請教對方:「你現在方便講電話嗎?」這是發話者的禮貌。我最近曾打電話給一個業務員,這個業務員大概是急於做某件事,但是又不坦白說他正在忙,結果幾乎我講的每句話他都沒有聽完就接話,整體感覺就是他急著掛電話,我根本不確定這通電話有沒有達到溝通目的。與其這樣,這業務員不如禮貌地告知我稍後再回電,我的感受也會好得多!

 

  mail收發也常遇到一樣的問題,除非我沒收到/看到mail,否則我的習慣是當天或隔天就回覆我所收到的mail,商務mail的等候期限是三天,私人mail的等候期限是七天。就算再忙,先告知對方「您的mail我收到了,我這幾天(因何故)沒時間處理,將在幾日內回覆」,短短一句話花不了你一分鐘吧?但是我遇到不少情況是mail石沉大海,還誤以為對方沒收到。越忙碌越要做好時間管理,只要簡短的說明,就能讓正在等待回覆的發信者理解你的狀況,甚至覺得你有將事務列好優先順序處理,是個有效率的人。「暫緩處理」和「裝死」,給予別人卻是完全不同的感受。

 

三、貪圖快速易出包。

  另外要特別說到mail相關的禮貌,因為mail是所有上班族重要的聯絡溝通工具,也是當事情出狀況時,最佳的證明文件之一。但到現在,我還是遇到以下幾種令人傻眼的情況,可見很多人都貪圖mail的快速方便,卻忘記在按下傳送鍵前好好檢視一番。

  

  例如,我的同事曾經發過一封中文的mail給日本和國外的老闆,然後被總經理訓斥其「不專業」。當時他是用轉寄的方式將一封中文的mail轉到國外,但收件者根本看不懂中文,不是讓人家一頭霧水嗎?另外,也有人在轉寄的時候忘了把轉寄符號和其他附帶的廣告資訊等刪除,造成收件者閱讀不便。「收件者」、「副本」、「密件副本」有學問,需要向某人跟催某件事,有時候cc給他的主管也是一種施予壓力的方式。如果mail經過多次轉呈後,你要讓新的人involve進來,應該在原始mail前面自行加註重點摘要,而不是原封不動全部轉寄給對方讓他很辛苦地從第一封mail開始回溯起事件始末。

 

  商務禮儀,顯現在每個細微處,呈現了你的態度與專業!

  

================注重禮儀,尊重感受==================  【女強人日記】系列文章:職場秘辛&經驗法則正大光明告訴你~

 

圖片來源:http://store.artlebedev.com/office/accessories/deletus/

 

 
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一般留言 (17)

  1. 紫青電火球

    嗯,我忘了回覆大人,我收到了。
    另外,原先計劃快速完成作品順道給你,因為意外,所以不能一併帶去。
    因為我最引以為傲的那支,受傷,達完全不舉的地步。
    這件事告訴我們。
    很多運動適可而止是好事,做太多做太久不代表你很強。
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    不用每一封都回覆說你收到了啦!
    有需要回應的回覆就好了…冏
    那支受傷不舉
    真是非常遺憾
    我期待順利舉起的時候
    可以再把作品給我看~
    順便看看受傷復健得如何?
    或是那支不能用就換別支?

  2. 這讓偶想起
    傳統日本人之所以長壽的重要因素之一
    就是常90度彎腰及跪坐~~
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    喔~有道理耶!

  3. 電格格的話總特別有禪意~~
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    哪來的禪意?
    大叔你怎麼叫一個年輕人”電格格”啦!

  4. 親愛的, 這樣妳就知道為何我老是把妳晾在那了吧…
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    把我晾在哪?
    我不是住在你心裡嗎?

  5. 小山貓啦~

    職場上該有的禮儀那是一定要的啦~
    接聽電話更是一門很深的學問…
    至少我這麼認為~
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    是呀!
    小細節,大關鍵~

  6. 我每次收到我客人的原件回覆信就整個
    冏……
    阿是回這要給我幹麻?(謎之音)
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    真的很多人這樣~
    訊息不消化就一古腦寄給別人…

  7. 震盪的源頭

    可是像日本人那樣跪
    不知道會不會容易靜脈曲張吼
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    站久了好像比較容易靜脈曲張…

  8. 小姬借偶回一下~~震盪的源頭:
    [靜脈曲張]是血液回不大去所產生擴張力的結果
    跟跪沒啥關係
    多赤腳走路會改善
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    借你回
    不收費
    這裡是大家的留言板
    我很大方的啦!

  9. 這跟環境有沒有很大的相關性???
    我現在呆的公司是傳統製造產業
    辦公室裡的文化就像是:
    市場裡的阿桑…
    尤其是我們總機
    連轉接電話都很懶的講”請稍等”
    直接啪一聲保留轉過去…….(噓~不要說我講的喔)
    哈哈~
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    傳統製造產業其實也應該要加強服務性
    以國際化的視野,做在地的服務
    每間公司有不同的企業文化
    有些產業也許沒有這麼要求員工
    而員工也沒有太強烈的自我要求意識吧!

  10. 震盪的源頭

    我去日本的時候跪坐
    之後都是腳麻到不行阿
    血液也是很不循環的
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:55 PM)
    日本人則不會
    因為他們從小就這麼坐~

  11. 我很念舊,所以堅持使用我最愛的那支。
    廣角鏡叫我電格格有什麼關係咧?
    因為現代的年輕人是不拘小節的,懂嗎?
    叫我蕭格格也沒關係。
    ●給廣角鏡:
    應該不是禪意,而是淫意吧?
    是,親愛的,我就是很淫亂的咖,請放心。
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:56 PM)
    就算再念舊
    也不能用同一支
    都被你操壞了…..

  12. 震盪的源頭:
    練多了就好了
    電格格:
    偶是學小兒叫的啦
    跟黏輕人學才顯得不老啊
    [是,親愛的,我就是很淫亂的咖,請放心。]
    要淫意…實在贏不起來.更別說啥心放那啦
    大姬:
    看在你粉大方
    口以抱一個嗎 ?
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:56 PM)
    ~抱~
    ^O^

  13. 紫青電火球

    報告,當時…那一支不是我操壞的。
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:56 PM)
    那…是哪個人操壞的?
    還是太多人用
    所以你也不知道?
    XD

  14. 我也覺得一個基本的禮儀
    真的可以呈現一個公司的形象或是一個人的文化
    多謝小姬分享
    不過電盃盃的那一隻到底是什麼?
    是被dummy玩壞的嗎?
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:56 PM)
    只是有些時候
    我認為很基本的
    卻很多人不重視呢!
    尤其是現在某些年輕人…..
    ㄟ…我真的被打敗了!

  15. 紫青電火球

    什麼電盃盃…
    我是年輕人,今年才29歲!
    那一支是因為重複做同樣的動作,太過疲勞所致。
    休息一陣子再復健就會變更好用。
    沒聽過…
    「打斷手骨顛倒勇」嗎?
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:56 PM)
    希望會更好用…

  16. 置死地而後生這樣..
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:56 PM)
    非常的破壞之後
    才有非常的建設…

  17. 呵~原來有這麼多地方需要注意阿!(筆記//
    版主回覆:(10/12/2011 04:56:56 PM)
    ^^

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